So với một số nước, hồ sơ xin visa du học Nhật Bản đòi hỏi khá nhiều giấy tờ và cần sự phối hợp giữa sinh viên, người bảo lãnh và nhà trường tại Nhật. Dưới đây là các nhóm hồ sơ chính cần chuẩn bị.
Nhóm hồ sơ cá nhân
- Hộ chiếu còn hạn sử dụng
- Ảnh thẻ theo đúng quy cách yêu cầu
- Bằng tốt nghiệp và bảng điểm các cấp học gần nhất
- Sơ yếu lý lịch, lý do học tập tại Nhật Bản
Nhóm hồ sơ do trường tại Nhật cấp
Sau khi trường xét duyệt và xin “Giấy chứng nhận tư cách lưu trú” (COE) từ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản, trường sẽ gửi giấy này về cho sinh viên để làm căn cứ nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật ở Việt Nam.
Nhóm hồ sơ tài chính
- Giấy tờ chứng minh thu nhập và tài sản của người bảo lãnh
- Sổ tiết kiệm hoặc sao kê ngân hàng trong một khoảng thời gian nhất định
- Giấy tờ xác nhận mối quan hệ giữa sinh viên và người bảo lãnh
Thứ tự các bước cần làm
- Trường tại Nhật nộp hồ sơ xin COE thay cho sinh viên
- Chờ kết quả COE (thời gian xử lý không cố định, tùy từng hồ sơ)
- Nhận COE, chuẩn bị hồ sơ nộp visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán
- Nộp hồ sơ, chờ kết quả cấp visa
Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị chậm
Thông tin không khớp giữa các giấy tờ, lịch sử giao dịch ngân hàng bất thường khó giải trình, hoặc thiếu giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người bảo lãnh là những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Vai trò của trường trong suốt quá trình xin visa
Khác với nhiều nước mà sinh viên tự nộp hồ sơ xin visa trực tiếp, tại Nhật Bản, trường tiếp nhận đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện nộp hồ sơ xin COE, nghĩa là nếu hồ sơ của bạn có vấn đề, trường thường là nơi đầu tiên nhận được thông tin phản hồi từ cơ quan xuất nhập cảnh.
Vì vậy, giữ liên lạc chặt chẽ và phản hồi nhanh các yêu cầu bổ sung giấy tờ từ trường trong giai đoạn này là điều rất quan trọng, tránh để quá trình xử lý bị kéo dài chỉ vì chậm trễ trong việc cung cấp giấy tờ bổ sung.
Vì quy trình COE và visa có thể điều chỉnh theo chính sách quản lý xuất nhập cảnh từng thời kỳ, danh sách giấy tờ chi tiết và thời gian xử lý chính xác nên được xác nhận trực tiếp với trường tại Nhật hoặc Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.